بخشنامه های ثبتی

فصل اول - دفاتر اسناد رسمی ( 1 تا 94 )
تشکیل دفتر خانه
بند1- پس از صدور ابلاغ سر دفتری اسناد رسمی و ازدواج و طلاق باید سر دفتر دفترخانه را حداکثر ظرف سه ماه تشکیل و شخص منتصب رسماٌ اشتغال به سمت خود پیدا کند والا در مورد دفاتر اسناد رسمی طبق ماده 7 ابلاغ سردفتر کان لم یکن خواهد بود در صورتی که سر دفتران ازدواج و طلاق نیز در مدت سه ماه دفترخانه را تشکیل ندهند ثبت محل بابستی مراتب را جهت تعیین تکلیف سر دفتر به سازمان ثبت گزارش دهند . بدیهی است اداره کل امور اسناد و سردفتران باید بلافاصلعه بعد از صدور ابلاغ مراتب را با تفهیم مفاد ماده 74 قانون دفتر اسناد رسمی با آخرین آدرس تعیین شده از طرف متقاضی بوسیله پست سفارشی بنامبرده اخطار نمایند در مورد سران دفتر ازدواج و طلاق نیز به ترتیب فوق عمل شود .

اصلاحی بخشنامه شماره 1215/2 - /2/56
مهر و تابلو و آدرس دفاتر اسناد رسمی
بند 2 – مهر و تابلو و دفاتر اسنادرسمی باید طبق نمونه مصوبه سازمان ثبت باشد سردفتران حق دخل و تصرف در آنرا را ندارند و در کلیه اوراق رسمی هر دفترخانه نشانی کامل دفترخانه و نام و نام خانوادگی سردفتر باید قید گردد .

اصلاحی فرازدو مجموعه بخشنامه ها تا آخر سال 49
نحوه انتخاب محل دفتر خانه
بند 3 - تعیین محل دفترخانه اعم از تاسیس و انتقال با توجه به ماده قانون دفاتر اسناد رسمی مصوبه سال 1354 و بند یک ماده 30 آئین نامه همان قانون بعمل خواهد آمد و از نظر حسن جریان امور دفاتر مزبور لازم است حد المقدور سعی شود فاصله دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق کنمتر از سیصد متر نباشد . بدیهی است ادارات و واحدهای ثبتی در انتخاب محل باید به تراکم جمعیت و نیاز اهالی توجه فرمایند .

اصلاحی بخشنامه شماره 17659/2 – 53/6/29
منع دفاتر از اقدامات تبلیغاتی
بند 4 – اقدامات تبلیغاتی از قبیل انتشار آگهی و غیره برای دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق مخالف شئون سردفتری و به طور کلی ممنوع است .

اصلاحی فراز سه مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49
محفظه مطمئن برای حفظ اسناد و دفاتر
بند 5 – دفاتر اسناد رسمی باید برای حفظ اسنا د و دفاتر و وجوه محفظه مطمئنی داشته باشند .

اصلاحی بند یک مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 .
نحوه اخذ تضمین از سردفتران و دفتریاران
بند6- بمنظور رعایت ماده 17 قانون دفاتر اسناد رسمی و مواد 9 و 10 آئین نامه های همان قانون لازم است . سردفتران و دفتریاران وثیقه ملکی مفروز با وجه نقد و با ضمانت بالنکی به میزان مقرر در بند 2 ماده یک آئین نامه را معرفی نمایند . در صورت معرفی ضامن از طرف سر دفتران و دفتر یاران اعتبار ضامن ضمانی محرز خواهد شد که مشارالیه نیزبه همان ترتیب وثیقه نقدی یا ملکی معرفی نماید . لزوماٌ متذکر می شود که مفاد بند ماده 9 آئین نامه باید در سند تنظیمی تصریح گردد .
اصلاحی بخشنامه 7661/2 – 1356/9/13
اصلاحی بخشنامه شماره 14909/2-54/12/20
تضمین سردفتران و دفتریاران
بند 7 – اسناد ضمانتنامه سردفتران و دفتریاران را به طور مطلق تعیین و اعتبار آن را محدود بمدت معین نکرده موکول به فسخ سند وسیله مرجع صالح بنمائید نحویکه مادام حساب دوره عمل سر دفتر رسیدگی و تصویه نشده ضمانت قابل استفاده باشد و شامل موارد انتقال و کفالت و غیره نیز بشود و نیز هر وقت تقاضای انتقال سردفتری می شود یا دفتر یاری به طزور موقت برای دفتر یاری دفتری دیگر پیشنهاد می شود که موقتاٌ در دو دفتر انجام وظیفه نماید باید ضمانت نامه او به موجب سند رسمی دیگری طبق همین دستور اخذ شود که دیگر اشکالی پیش نیاید .

اصلاحی بند چهل و سه مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49
تنظیم نامه بانکی سردفتران و دفتریاران
بند8 – اغلب مشاهده می شود که مدت اعتبار تضمین نامه های بانکی محدود به سازمان معین گردیده است که پس از انقضای موعد تعیین شده از درجه اعتبار ساقط و در نتیجه ممکن است بعضی از سردفتران و دفتر یاران بدون داشتن تضمین ابواب جمعی مشغول کار باشند . لذا در اجرای بند 3 از ماده 9 و 10 آئین نامه قانون دفاتر اسناد رسمی روسای ادارات و واحدهای ثبتی موظفند قبل از انقضای مدت قید شده در تضمین نامه های بانکی به سردفتران و دفتر یاران مشمول با قید ضرب الاجر اخطار نمایند که نسبت به تمدید مدت تضمین با تبدیل آن اقدام و همچنین موضوع را تا نتیجه کامل برابر مقررات مزبور پیگیری نمایند و ضمناٌ مراقبت کامل شود که این مطلب در ضمانت های بانکی همه وقت قید شود ( در صورتی که در راس مدت مقرر وجه ضمانت نامه از طرف سازمان ثبت اسناد و املاک کشور مطالبه نشود بانک متعهد است که وجه مورد ضمانت را راسا در پایان مدت مقرر در وجحه سازمان ثبت و اسناد و املاک کشور پرداخت نماید . ) لذا آقایان مدیر کل و روسای واحدهای ثبتی مراقبت و نظارت کامل در اجرای این بخشنامه بنمایند و نیز بررسی شود در صورتیکه مدت تضمین نامه بانکی سردفتران و دفتریاران تا کنون مقتضی شده باید در تجدید آن فوراٌ اقدام و نتیجه را اعلام نمایند .

اصلاحی بخشنامه شماره 7661/2 – 1356/9/14 .
تبدیل و یا تعویض وثیقه سر دفتر و دفتریار
بند 9- نظر به اینکه سردفتران و دفتریاران قبل از تصویب آئین نامه دفاتر اسناد رسمی تضمین سر دفتری و یا دفتر یاری معرفی نموده و اکنون جهت تبدیل و یا تعویض آن تقاضای تبدیل یا ایداع وثیقه دیگری می نمایند، لازم است به کلیه واحدهای ثبتی اعلام گردد از این به بعد برابر ماده 9 آئین نامه قانون دفاتر اسناد رسمی و شقوق آن اقدام نمایند.

اصلاحی بخشنامه شماره 16169/5-58/9/27 .
فک تضمین ملکی سردفتران در قبال پرداخت وجه سند
بند 10- در مواردیکه برخی از سردفتران و دفتریاران برای فک رهن از ملکی که آن را در قبال وجه تضمینی سردفتری و دفریاری خود در ادارات ثبت بوثیقه گذارده اند چنانچه معادل وجه تضینی را نقداً بصندوق ثبت تودیع نمایند با توجه به بند پنجم ماده 9 آئین نامه قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب سال 1354 تبدیل تضمین و فک رهن طبق مقررات مانعی نداشته و محتاج به اقدام دیگری نیست.

بخشنامه شماره 2777/2 – 57/4/8 اصلاح شده.
تغییر دفتریار
بند 11- گر چه دفتریار به پیشنهاد سر دفتر و در صورت تصویب سازمان انتخاب میگردد ولی تغییر او در صورت بروز اختلاف به پیشنهاد سر دفتر مجوزی ندارد بایستی بموضوع اختلاف رسیدگی و در صورت وقوع تخلف متخلف تعقیب گردد.

اصلاحی بند 183 مجموعه بخشنماه های تا آخر سال 49
خدمت نظام
بند 12- هر سردفتر و یا دفتریاری که مشمول خدمت سربازی می شود یا مدت معافیت آنها مقتضی می شود باید از ادامه اشتغال آنها جلوگیری و تا تعیین تکلیف قطعی طبق گواهی اداره نظام وظیفه امور دفریاری را بدفتر یار دیگری تحویل و در مورد سردفتر کفالت دفرخانه را به سردفتر نزدیکترین دفترخانه محل واگذار و با تنظیم صورتمجلس تحویل نمایند.

داشتن دفاتر متعدد سردفتر (فرد و زوج)
بند 13- بمنظور تسهیل در جریان امور دفاتر اسناد رسمی ، چون داشتن دفاتر متعدد مباینتی با دفتر مصرح در ماده 18 قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب 25 تیر ماه 1354 ندارد، لذا برای جلوگیری از بی نظمی و ی ترتیبیهای احتمالی مقرر می دارد هر یک از دفاتر اسناد رسمی که قصد داشتن دفتر متعدد موضوع ماده فوق الذکر را دارند باید با تحصیل موافقت قبلی از سازمان ثبت فقط دو جلد دفتر سر دفتر که یکی مخصوص شماره های فرد و دیگری مخصوص شماره های زوج باشد تهیه و با رعایت تسلسل مورد استفاده قرار دهند.

بخشنامه شماره 6499/2 –  55/7/19اصلاحی.
داشتن دفتر ممنوع المعامله
بند 14- برای رفع هرگونه اشتباه و جلوگیری از انجام معامله اشخاص ممنوع المعامله لازم است ادارات ثبت دفتری بنام دفر اشخاص ممنوع المعامله تنظیم و نام اشخاص ممنوع المعامله را که تا کنون اعلام شده و می شود در دفتر مزبور ثبت نمایند. برای این منظور در صورت عدم امکان تهیه دفتر جداگانه می توان از دفاتر بازداشتی به مسئولیت متصدی دفتر بازداشتی استفاده نمود. ر ثانی به کلیه دفاتر اسناد رسمی حوزه تابعه اعلام شود که در استعلامیه ها علاوه بر مشخصات ملک مشخصات مالک(فروشنده) دقیقاً قید گردد که ر ارجاع استعلامیه به متصدی دفتر بازداشتی گواهی عدم بازداشت و عدم ممنوع المعامله بودن قید گردد. بدیهی است دفاتر مذکور در واحدهای ثبتی رافع مسئولیت مستقیم دفاتر اسناد رسمی به مراعات کلیه بخشنامه های ربوط به اشخاص ممنوع المعامله و توجه به مشخصات فراد مذکور نخواهد بود.

صلاحیه بخشنامه شماره 779/2-59/2/25
تحویل و تحول دفترخانه توسط خود
بند 15- بمنظور تسریع در کار سردفتران و دفتریاران در مواقع استفاده از مرخصی، دستور فرمایند در کلیه مواردیکه سردفتر و یا دفتریار تغییر نمی کند و یا معلق نمی شود صورتمجلس تغییر و تحول را خود سردفتران و دفریاران بشرحی که حاوی شماره آخرین سند تنظیمی و تعهد پردات هر نوع بدهی تا تاریخ تنظیم صورتمجلس باشد تنظیم و یک نسخه آن را به این اداره ل ارسال دارند.

اصلاحی بخشنامه شماره 8384-55/8/15
حضور منظم سردفتران و دفریاران در محل کار خویش
بند 16- چون طبق ماده 30 قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب سال 1354 سردفتران و دفتریاران موظفند نسبت به تنظیم و ثبت اسناد مراجعین برابر مقررات اقدام و باشتناد ماده 19 آئین نامه قانون دفاتر اسنادرسمی مصوب سال 1317 (با اصلاحات بعدی) اسناد تنظیمی باید در یک جلسه تنظیم و به امضاء اصحاب معامله و سردفتر و دفتریار برسد. بنابراین حضور منظم سردفتر و دفتریار و یا قائم مقام آنها جز در ایام مرخصی و سایر معاذیر قانونی در دفترخانه الزامی بوده و عذر کارکنان دفترخانه در مورد انجام کار مراجعین به بهانه نبودن سردفتر یا دفتریار مسموع نیست.

اصلاحی بخشنامه شماره 9023/2- 58/10/25 اصلاح شده با تجدید نظر کامل.
دفتر ثبت اسامی اشخاص ممنوع المعامله و املاک بازداشت شده و مشمول بند ز
بند 17- دفاتر اسنادرسمی باید دفتری جهت ثبت اسامی اشخاص ممنوع المعامله و املاک بازداشت شده و اراضی مشمول بند ز ماده واحده لایحه قانونی اراضی دولت و شهرداریها و نظائر آنها داشته باشند و کلیه بخشنامه ها ی مربوطه را درآن ثبت نموده و قبل از رفع بازداشت و ممنوعیت از طرف مرجع ذیصلاحیت از ثبت هرگونه سند در موارد فوق الذکر خودداری نمایند.

اصلاحی بند 32 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49
قید نام و نام خانوادگی قبل از امضاء
بند 18- سردفتران اسناد رسمی و ازدواج و طلاق و همچنین دفتریاران باید در هر مورد که نامه اداری- سند-رونوشت سند یا دفتر تحت تصدی خود را امضاء می نمایند قبل از امضاء نام و نام خانوادگی و سمت خود را ضمن تعیین تاریخ صریحاً و خوانا قید نموده سپس اقدام به امضاء نمایند و در صورت تغییر نمونه امضاء مراتب را فوراً به اداره ثبت مربوطه اطلاع دهند.

اصلاحی فراز شش مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49
خروج از حوزه ماموریت
بند 19- سردفتران اسناد رسمی و ازدواج و طلاق و فتریاران حق ندارند در غیر ایام تعطیلات رسمی و مرخصی بدون کسب اجازه قبلی از ثبت محل ثبت محل از حوزه ماموریت خود خارج شوند.

اصلاحی فراز چهار مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49
مرخصی و معذوریت سران دفتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق و دفتریاران
بند 20- در اجرای مقررات ماده 15 آئین نامه قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران مصوب سال 1354 در صورتیکه مدت بیماری سران دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق یا دفتریاران بیش از یک ماه باشد صدور ابلاغ مرخصی استعلاجی در تهران و مراکز استانها تا تعیین هیئت پزشکی موکول به تایید کمیسیون متشکله در پزشکی قانونی بوده و در شهرستانهایی که دارای بهداری بوده اخذ گواهی از بهداری و تایید آن وسیله یئت پزشکی قانونی در مرکز همان استان و در صورتیکه محل اقامت عضو معذور فاقد بهداری باشد گواهی پزشک معالج با تایید کمیسیون پزشکی قانونی مرکز استان معتبر خواهد بود.

اصلاح بخشنامه شماره 1343/2- 55/3/13 و بند 182 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49
عدم ترک محل کار قبل از دریافت ابلاغ بازنشستگی
بند 21- نظر به تبصره ماده 11 قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب 25 تیرماه 1354 مادام که حکم بازنشستگی صادر و به سردفتر یا دفتریار ابلاغ نشده است باید بکار خود ادامه دهد.

استعفاء به نفع دیگری
بند 22- استعفاء سردفتران و دفتریاران بنفع دیگری فقط در نفس استعفاء مؤثر است.

اصلاحی بند 179 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 49
عدم درخواست نقل و انتقال دفاتری که به علت انفصال یا فوت سردفتر سابق در حال تشکیل است
بند 23- چون برابر ماده 5 قانون دفاتر اسناد رسمی کانون سردفتران و دفریاران اجازه تجدید فعالیت دفترخانه ای که بعلت انفصال سردفتر تعطیل شده در حکم تاسیس دفترخانه جدید خواهد بود و همچنین است در مورد بازنشستگی و فوت سرفتر که پس از انقضاء مدتهای مقرر در ماده 69 این قانون در حال تعطیل باقی بماند بنابراین انتخاب سردفتر برای این نوع دفترخانه ها نیز باید براساس ماده 3 آئین نامه قانون دفاتر اسناد رسمی صورت گیرد، لذا به واحدهای ثبتی ابلاغ نماید از پیشنهاد هر نوع نقل و انتقال سردفتر از محلی به محل دیگر در موارد مذکور خودداری نمایند و چنانچه سردفتری مایل و مصر به انتقال از شهری به شهر دیگر باشد مقتضی است امکان ستفاده از ماده 3 آئین نامه قانون سرفتران و دفتریاران را به ایشان ابلاغ فرمایند.

اصلاحی بخشنامه شماره 4065/10- 60/6/31
استفاده از شماره دفاتر رسمی منحله برای دفاتر جدید
بند 24- مادام که شماره دفاتر منحله و یا دفاتر متعلق به سردفتران متوفی بافیست باید از دادن، شماره جدید خودداری و کفالت دفاتر مزبور به ترتیب به سردفتران جدید پیشنهاد شود.(بند 451 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49) اصلاحی.

ابلاغ دادنامه انتظامی به سردفتر و دادستان انتظامی
بند 25- اکثراً مشاهده می شود دادنامه هائی که باستناد ماده 42 قانون دفاتر اسناد رسمی از دادگاههای بدوی انتظامی سردفتران و دفتریاران صادر می شود به دادستان انتظامی ابلاغ نمی گردد لزوماً یادآور می گردد که دادنامه های مذکور بایستی به سردفتر و دادستان انتظامی در استانها ابلاغ تا چنانچه مورد اعتراض قرار گیرد سابقه برای رسیدگی به دادگاه تجدید نظر انتظامی سردفتران و دفتریاران فرستاده شود.

اصلاحی بخشنامه شماره 4734/5- سال 59
ابلاغ کیفر خواست و دادنامه
بند 26- ابلاغ یفر خواست و دادنامه های صادره از دادسرا و دادگاههای بدوی و تجدید نظر انتظامی سردفتران و دادگاه اداری سازمان ثبت باید با رعایت قانون آئین دادرسی مدنی بعمل آید.

ارسال پاسخ به واحدهای ثبتی
بند 27- دفاتر اسناد رسمی موظفند حداکثر تا یک هفته پاسخ سوال مقامات رسمی و واحدهای ثبتی را ارسال دارند.

اصلاحی بند هفت مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 اصلاحی.
اعتبار پاسخ استعلام
بند 28- اعتبار پاسخ استعلامیه هائی که محل وقوع دفترخانه و اداره ثبت در یک شهر است یکماه و دوایو شعب تابعه همان حوزه چهل و پنج روز است.

اصلاحی بند شصت و شش مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49 .
پاسخ استعلام
بند 29- دفاتر اسناد رسمی نمی توانند استعلامیه ای را که بعنوان دفر دیگری صادر شده است مستند ثبت معامله قرار دهند و خود باید راساً استعلا نمایند و در مواردیکه پاسخ استعلام حکایت از استعلام قبلی دفترخانه دیگر دارد پس از استعلام از دفترخانه مذکور و احراز اینکه قبلاض سند ثبت نشده سند معامله نمایند.

اصلاحی بند شانزدهم مجموعه بخشنامه های آخر سال 49
استعلامیه املاک خارج از حوزه و بهای منطقه ای
بند 30- برای ثبت معامله املاک ثبت شده هم که در خارج از حوزه واقع است باید قبلاً استعلام وضعیت شده و پس از وصول پاسخ و نبودن اشکال مبادرت به ثبت سند شود و بطور کلی برای هر یک ملک باید استعلام تنظیم گردد و ارزش معاملاتی نیز ار دارائی محل استعلام شود.

اصلاحی بند پانزده مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49
ارسال استعلامیه به ثبت محل و پاسخ آن
بند 31 -الف: استعلامیه ها باید وسیله مامورین دفاتر اسناد رسمی به ثبت محل ارسال و رسید اخذ شود، جواب آنهم در تهران و مراکز استان به کسی که از طرف دفترخانه کتباً معرفی شده و عس او به معرفینامه الصاق شده باشد تحویل خواهد شد.
ب: برای هر ملک یا یک صفحه دفتر املاک یک استعلامیه تنظیم شود.

اصلاحی بند چهارده مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49
معاملات مفروز و صورتمجلس تفکیک
بند 32- در مورد معاملات قطعه مفروز طبق صورتمجلس تفکیکی باید پس از پرداخت هزینه تفکیک به ثبت محل ، سند ثبت شود و در مقام معامله باقیمانده ، هرگاه حدود آن تعیین نشده باشد باید مجدداً صورتمجلس تفکیکی با ذکر صریح حدود خواسته شود.

صلاحی بند پنجاه و دو مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49
رونوشت صورتمجلس تفکیکی مستقلاً مطالبه شود
بند 33- در ضمن استعلام تقاضای صدور رونوشت صورتمجلس تفکیکی املاک نشود و چنانچه به رونوشت صورتمجلس تفکیکی نیاز باشد ضمن نامه جداگانه درخواست گردد.
اصلاحی بند بیست مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49
ثبت سند با صورتمجلس تفکیکی ناقص یا مبهم
بند 34- سردفتران حق ندارند با صورتمجلسهاید تفکیکی ناقص که درآن رعایت ضوابط و مقررات نشده باشد سندی ثبت نمایند.

اصلاحی بند نوزده مجموعه های تا آخر سال 49
فتوکپی بجای رونوشت
بند 35- دادن فتوکپی بجای رونوشت از اسنادی که ادارات ثبت و سایر دوایر دولتی با مجوز مطالبه می نمایند یا سردفتر مکلف به ارسال است مشزوط بر اینکه فتوکپی از هر جهت خوانا و روشن و بی عیب و نقص بوده و دفاتر بخارج از دفتر منتقل و حمل نشود و در تاریخ تهیه با متن ثبت دفتر و ملاحظات آن منطبق باشد و گواهی و امضاء و مهر شود بلااشکال است.

گواهی امضای مراجعین دیوان عدالت اداری
بند 36- پیرو اعلام دیوان عدالت اداری دائر بر گواهی امضاء یا اثر انگشت شاکیان و مراجعین به دیوان عدالت اداری از طرف مراجع رسمی از قبیل دادگاهها و دادسراها و دفاتر و محاضر اسناد رسمی ، دستور فرمائید به کلیه دفاتر و محاضر رسمی در این خصوص بخشنامه شود که اثر انگشت یا امضاء مراجعه کنندگان در مورد مذکور را گواهی نمایند.

سند مالکیت مورث
بند 37- در مواقعی که وراث یا یکی از آنها با سند مالکیت ورث برای ثبت سند مراجعه مینماید، باید پس از استعلام از ثبت محل در صورتیکه سند مالکیت بنام وارث مراجعه کننده صادر نشده باشد سند ثبت و عین سند مالکیت پس از قید خلاصه انتقال برای تعویض به ثبت محل ارسال می شود.

اصلاحی بند شصت و پنج مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49
سند انتقال ترکه و مالیات بر ارث
بند 38- ثبت هرگونه اسناد ناقله از طرف وراث راجع بع ترکه مورث موکول به تسلیم گواهی مصرح در ماده 194 اصلاحی قانون مالیات مستقیم و تبصره آن مصوب اسفند 1345 و 1348 می باشد.
(بند 293 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49) اصلاحی .

گزارش برای ثبت منطقه در رابطه با اجرائیه و آگهی مزایده
بند 39- چون اغلب گزارشهائی که بمنوظر کسب تکلیف به ثبت منطقه فرستاده می شود کامل نیست لازم است به تذکرات زیر توجه نمایند:
1-در مواردیکه سردفتر باستناد تبصره یک ماده چهار آئین نامه اجرای مفاد اسناد رسمی در مورد صدور اجرائیه از ثبت محل کسب تکلیف می نماید باید تقاضای صدور اجرائیه و رونوشت تنظیمی و سایر مستندات مربوطه به آن را با اظهار نظر صریح ارسال دارد. چنانچه ثبت محل پس از بررسی موضوع نتواند دفترخانه را ارشاد قانونی نماید باید ضمن گزارش لازم کلـیه سوابق امر را به ثبت منطقه جهت کسب تکلیف ارسال دارد .
2-در مواردی که در ابلاغ اجرائیه اشکالی به نظر می رسد رونوشت اجرائیه و رونوشت مدارکی که مستند اشتباه است باید ارسال شود .
3-در مواردی که اشتباه مربوط به آگهی مزایده و انشار آن می باشد یک نسخه از آگهی الصاقی و روزنامه های حاوی انتشار آگهی ارسال و در گزارش تصریح شود که اشتباه منحصرا در روزنامه بوده یا در آگهی های لصاقی و یا هر دو آنها و همچنین موارد اشتباه چه بوده است

(اصلاح شده بند 309 مجموعه بخشنامه های تا آخر سال 49)
امکان استفاده از یک سند برای دو وام
بند 40- در مورد اسناد شرطی و رهنی و بطور کلی کلیه معاملات با حق استرداد و قراردادهای حسن انجام خدمت بدهکار می تواند بموجب سند جدید مورد معامله سند اولی را با حفظ جمیع حقوق بستانکار مقدم جهت اخذ وام جدید نزد همان بستانکار یا شخص دیگری به وثیقه بگذارد .

اصلاحی بخشنامه 1161/2-54/2/1
ثبت مذهب زوجین موقع تنظیم اقرارنامه ازدواج
بند 41- (تدوین کنندگان):طبق بخشنامه شماره 16569/34/1مورخ 1378/10/12 معاونت قوه قضایه و ریاست سازمان ثبت اسناد و املاک کشور که در ین مجموعه محشی (کد 603)چاپ شده ذکر مذهب زوجین در اقرارنامه زوجیت حذف و بند 41 مرقوم لغو گردیده است .

تنظیم سند انتقال اراضی مزروعی و حقوق زارعان
بند 42- چون بعضی از دفاتر اسناد رسمی برای انتقال اراضی مزروعی و حقوق زارعان مبادرت به تنظیم اسناد می نماید که مغایربا قانون نحوه نتقال اراضی به زارعین مشمول قوانین و مقررات اصلاحات ارضی مصوب 52/9/25 مخصوصا تبصره 2 ماده 19 قانون اصلاحی قانون اصلاحات ارضی اصلاحات ارضی می باشد لذا تنظیم سند انقال املاکی که بر طبق مقررات اصلاحات ارضی بزارعین صاحب نسق واگذار می شود بدون کسب نظر از مراجع صالحه اکیدا ممنوع داشت و دفاتر اسناد رسمی به هیچ عنوان و به هیچ صورت مجاز درتنظیم اینگونه اسناد نیستند.

اصلاحی بخشنامه 6940/2-52/9/25
وصول مفاصا حساب عوارض نوسازی ساختمانهای موجود بین دو محدوده
بند 43- طبق تبصره یک ماده 23 قانون نوسازی و عمران شهری مصوب دیماه 1347 مادام که نقشه جامع شهر تهیه و تصویب نشده است اراضی بایر و مزروعی و باغهای واقع بین محدوده خدمات شهری مصوب انجمن شهر و محدوده قانونی شهر از پرداخت عوارض نوسازی معاف است این معافیت شامل ساختمانهایموجود بین دو محدوده مزبور نمی شود بنابراین مالک باید به شهرداری مراجعه و در صورتیکه ملک او دارای ساختمان باشد با پرداخت عوارض مفاصا حساب اخذ و برای انجام معامله به دفتر اسناد رسمی تسلیم نمایند.

بخشنامه های شماره 12125/2-54/10/1 و 2189/2-55/3/8
ثبت شماره حساب بانکی موجر موقع تنظیم سند اجاره
بند 44-بمنظور رفاه حال مراجعین و فراهم آوردن امکانات هرچه بیشتر در جهت تسهیل کار آنها مقرر میدارد:
1-در موقع تنظیم سند در دفاتر اسناد رسمی به تقاضای بستانکار شماره حساب جاری او را در یکی از بانکها در متن سند قید و تصریح شود که بدهکار بتواند بدهی خود را براساس شروط و مندرجات سند به حساب جاری بستانکار که در متن سند قید شده واریز نماید، در این صورت پس از واریز دین به بانک بدهکار بایستی اصل فیش پرداختی را به دفترخانه تنظیم کننده سند تسلیم و فتوکپی آن را نزد خود نگهدارد.
2-در مورد اسنادی که قبلاً تنظیم شده بستانکار می تواند دفترخانه تنظیم کننده سند در مورد اسناد عادی به نزدیکترین دفترخانه بمحل وقوع ملک مراجعه و با ارسال اخطاریه رسمی شماره حساب جاری خود را در یکی از بانکها به بدهکار اعلام و درخواست نماید که منبعد بدهی خود را بحساب جاری بستانکار طبق قسمت اخیر بند 1 ابن بخشنامه عمل نماید.
3-در صورتیکه بستانکاران نخواهند اینگونه وجوه به حساب جاری آنها واریز گردد و از اعلام شماره حساب جاری خود در یکی از بانکها خودداری نمایند بر اساس مذاکراتی که با مقامات بانک ملی ایران بعمل آمده موافقت گردیده است که بدهکاران با مراجعه به نزدیکترین شعبه بانک لی ایران به محل وقوع ملک در مرکز و شهرستانها و ارائه فتوکپی یا رونوشت مصدق سند و مدرک خود از بانک مذکور تقاضا نمایند که مبلغ بدهی آنها را دریافت و بحساب مخصوص که شعب بانک ملی افتتاح خواهند نمود واریز نمایند و قبض پرداخت را به دفترخانه تنظیم کننده سند و در مورد اسناد عادی به نزدیکترین دفترخانه بمحل وقوع ملک تسلیم و رسید دریافت دارند.
4-در مورد اسناد اجاره و سایر شزطی و رهنی و غیره که قبوض اقساطی در اختیار بستانکار می باشد در صورتیکه متعهد له از دریافت وجه و استرداد قبض اقساطی خودداری کند، بدهکار می تواند پس از واریز مبلغ بدهی بحساب مخصوص که در شعب بانک ملی افتتاح خواهد شد یک نسخه از فیش بانکی دائر بپرداخت بدهی را به دفترخانه تنظیم کننده سند در مقابل رسید تسلیم نماید دفتر اسناد رسمی بایستی مراتب را در ستون ملاحظات دفتر ثبت سند قید نماید و واحدهای اجرای ثبت در موقع صدور اجرائیه نسبت به ایگونه اسناد موظفند قبلاً جریان را از دفترخانه اسناد رسمی تنظیم کننده سند استعلام و پس از حصول اطینان از عدم پرداخت بدهی برابر مقررات مبادرت به صدور اجرائیه نمایند.
5-چون اجرای این رویه کمک بسزایی در تسهیل کار مراجعین و ایجاد حسن رابطه بین بستانکار و بدهکار خواهد داشت و از طرفی از مراجعه عده کثیری به بانک ملی شعبه سازمان ثبت جلوگیری می نماید لازم است سردفتران در موقع تنظیم سند مفاد این بخشنامه را دقیقاً برای متعاملین تشریح و آنها را نسبت به اجرای مفاد آن تشویق و ترغیب نمایند.

اصلاحی بخشنامه 6109/10-55/6/10
نوشتن خلاصه معامله با خط خوش
بند 45- نظر به اهمیتی که نوشتن خلاصه معاملات و ستون انتقالات اسناد دارد برای جلوگیری از وقوع هرگونه اشتباه و اختلاف در اسناد اقتضا دارد به کلیه دفاتر اسناد رسمی حوزه تابعه دستور دهند که خلاصه معاملات را با خط خوش و ستون انتقالات را خوانا بنویسند که در عمل اشکالی از این حیث نباشد.

صلاحی بخشنماه شماره 5445/2-62/7/19
حق تعقیب مضمون عنه از طرف ضامن در صورت پرداخت بدهی
بند 46- چون غالب سردفتران اسناد رسمی در موقع تنظیم اسناد ضامن این نوضوع را قید نمی کنند که در صورت پرداخت بدهی از طرف ضامن (مطابق ماده 709 قانون مدنی ) حق دارد بموجب همان سند مضمون عنه را تعقیب و علیه او اجرائیه صادر نماید و در نتیجه مشکلاتی دارد بموجب همان سند ضمون نه را تعقیب و علیه او اجرائیه صادر نماید و در نتیجه مشکلاتی بوجود می آید، مقتضی است به کلیه دفاتراسناد رسمی حوزه ثبتی خود دستور دهید که سردفتران اسناد رسمی در اسناد ضمان تصریح نمایند که ضامن (درصورت بدهی) حق مراجعه به مضمون عنه و وصول وجه را از طریق صدور اجرائیه دارد، البته پس از احراز این موضوع که دین بوسیله ضامن پرداخت شده است ضامن می تواند با صدور اجرائیه حسب مورد طلب خود را از مضمون عنه وصول کند.

اصلاحی بخشنامه 1807/2-54/2/13
صدور اجرائیه بعد از صدور حکم قطعی تعدیلی
بند 47-در اجرای مدلول مقررات قانون جدید روابط موجر و مستاجر مصوب مرداد ماه سال 1356 مقتضی است به کلیه واحدهای ثبتی و دفاتر اسناد رسمی واقع در حوزه تابعه ابلاغ فرمایند هرگاه حکم قطعی بر تعدیل اجاره بها دائر به افزایش آن را محاکم دادگستری صادر و مورد مسبوق به تنظیم اجاره نامه رسمی بین طرفین باشد، نظر به اینکه حکم صادره قانوناً جایگزین توافق طرفین بوده و به منزله تصریح در سند اجاره لقی می گردد، لذا در مواردی که حکم مزبور بضمیمه گواهی ابلاغ آن به مستاجر از طرف موود بدفر اسناد رسمی تنظیم کننده سند اجاره ابراز و تقاضای صدور اخطاریه ده روزه برای پرداخت ا به التفات اجاره بها شود، قبول این در خواست و ارسال اخطاریه به مستاجر و متعاقب آن صدور اجرائیه علیه مستاجر بپرداخت آن از تاریخ ابلاغ حکم قطعی به بعد خای از ایراد قانونی بوده و دفاتر اسناد رسمی و مراجع اجرای ثبت مکلف به انجام این درخواست می باشند.

اصلاحی بخشنامه شماره 9733/2-56/1/10 .
تنظیم سند اجاره برای محل کسب
بند 48- (اصلاحی) دفاتر اسناد رسمی مکلفند قبل از تنظیم سند اجاره مربوط به محل کسب مشمول مقررات قانون نظام صنفی یا در مواردی که انتقال حق کسب و پیشه توام با انتقال عین ملک صورت می گیرد موافقت اتحادیه مربوطه را از نظر نوع کسب و شماره موافقت مذکور را در سند تنظیمی قید نمایند.انتقال عین اماکنی که برای ایجاد محل کسب ساخته شده لکن مسبوق به استفاده به عنوان محل کسب نباشد و در سند ، استفاده از محل برای شغل خاصی قید نگردد، از شمول این دستور خارج است.

اصلاحی بخشنامه شماره 15273/34/1-1380/5/2
قید حدود و مشخصات املاک مورد معامله در اسناد
بند 49- چون برای رسیدگی و تشخیص مالیات منطقه ای شناسائی حدود و مشخصات کامل املاکمورد لزوم و موضوع حائز کمال اهمیت است. دفاتر اسناد رسمی مکلفند در موقع تنظیم اسناد حدود و محل وقوع ملک مورد معامله را از لحاظ خیابان و کوچه طبق اظهار طرفین قید نمایند متخلفین از این دستور شدیداً مورد پیگرد قرار خواهند گرفت.

اخذ سند مالکیت جدید وسیله احد ازمالکین مشاع
بند50- دستور فرمائید موقعیکه مورد ثبت یک سند مالکیت در یک قباله مشاعاً بچند نفر قطعاً منتقل می شود بمنظور اینکه معلوم باشد کدام یک از خریداران می توانند سند مالکیت جدید اخذ نمایند مراتب وجود سند مالکیت مورد معامله را نزد یک نفر از آنها در سند و خلاصه معامله مربوطه قید و تصریح نمایند.

سلب مسئولیت از نظر سلسله انتقالات موردی ندارد
بند 51- بعضی ز دفاتر اسناد رسمی در مورد نقل سلسله انتقالات در ظهر استعلام از خود سلب مسئولیت می نمایند، با توجه به اینکه سلب مسئولیت مزبور صحیح نیست چنانچه دفترخانه در نقل و انتقالات از نظر صحت و سقم معامله و یا فک سند شرطی تردید پیدا کند ممکن است مراتب را از دفتر مربوطه سئوال نموده و با اخذ پاسخ و رفع تردید نسبت به نقل و انتقالات با قبول مسئولیت به تکلیف مقرر در بخشنامه قدام نماید.

اصلاحی بخشنامه شماره 5224/3-54/8/1
پرداخت مال الاجاره به حساب سپرده موقت
بند 52- در زمینه تحقق نظر سازمان ثبت و امکان اجرای سیستم پرداخت مال الاجاره به بانک اخیراً بانک ملی ایران در کلیه شعب خود در مرکز و شهرستانها حساب مخصوص بنام حساب سپرده موقت افتتاح و دستورالعمل لازم نیز صادر نموده و با این ترتیب اجرای رویه مزبور را در تهران از تاریخ بیستم شهریور ماه 1355 و در شهرستان ها از تاریخ یکم مهرماه سال جاری مقرر می دارد بمنظور تامین رفاه حال مراجعین سردفتران اسناد رسمی کوشش نمایند، حتیالمقدور بستانکار ان اسناد رسمی را مکلف به افتتاح و اعلام شماره حساب بانکی خود بمایند تا بار یبدهکاران از نظر واریز بدهی ود تسیلات لازم فراهم باشد و دفار اسناد

/ 1 نظر / 2671 بازدید
ali

با سلام خدمت وبلاگ دار گرامي اگر لطف كنيد رديفهاي مندرج در قسمت آخر مجموعه بخشنامه هاي ثبتي را نيز درج كنيد نور علي نور مي شود