نحوه اصلاح اشتباه در تنظیم اسناد رسمی


قادر فرامرزپور1

   

چکیده:

روند اقدامات در تنسیق و تنظیم قراردادهای حقوقی و اسناد رسمی در دفاتر اسناد رسمی به لحاظ پیچیدگی و درگیری با قوانین و مقررات بی‌شمار و نیز به لحاظ دخالت عامل انسانی که بری از سهو و اشتباه نیست ممکن است توأم با اشتباه باشد. با قبول این اصل که وقوع اشتباه در تنظیم و ثبت اسناد در دفترخانه‌ها اجتناب‌ناپذیر و امری بدیهی است، در این نوشتار سعی شده راه‌های کاهش این اشتباهات و نیز نحوه برخورد با اشتباهات واقعه و شیوه اصلاح، ترمیم و تصحیح آنها بررسی شود.

   

مقدمه

واژه اشتباه در فرهنگ لغات به معنای مانند شدن، مانند شدن چیزی به چیز دیگر در نظر انسان، یکی را به جای دیگری گرفتن یا کاری به غلط انجام دادن، پوشیده شدن کار و مانند آن، شک و شبهه و سهو و خطا آمده است.

به جهت پیچیدگی کار دفاتر اسناد رسمی، هر یک از معانی و مفاهیم مذکور ممکن است به عنوان اشتباه در دفاتر اسناد رسمی اتفاق افتد که به طور اختصار برای هر کدام مصداقی ساده بیان می‌شود.

اشتباه به معنی مانند شدن مثل اینکه در تحریر سند شماره 512 را 516 بخوانند و بنویسند؛ مانند شدن چیزی به چیز دیگر در نظر انسان مانند شباهت عکس فردی که در واقع صاحب شناسنامه نیست و اقدام بر مبنای آن؛ یکی را به جای دیگری گرفتن که این موضوع بیشتر در اسناد مجعول و به عمد توسط جاعلین بر دفترخانه تحمیل می‌شود و با تغییر عکس الصاق شده به شناسنامه، شخص دیگری را به جای شخص حقیقی (صاحب شناسنامه) معرفی و موجب اشتباه در تشخیص هویت توسط سردفتر می‌شوند.

کاری را به غلط انجام دادن که این مورد بیشتر در دفاتر متداول است و اشتباهاتی است که به صورت اشتباه قلمی و غیرعمد در تحریر و ثبت شماره املاک یا مشخصات و نشانی ملک یا مالک یا شماره استعلامات و مستندات اسناد صورت می‌گیرد.

پوشیده شدن کار و مانند آن به این معنا که بخشی از عبارت سند در ثبت دفتر یا متن سند از قلم افتاده باشد یا مورد معامله کمتر از مقدار واقعی نوشته شده باشد و از این قبیل سهوها و اشتباهات؛ و مصادیق شک و شبهه، سهو و خطا که از موارد متداول و متعارف در وقوع اشتباه در هویت اصحاب سند، مشخصات موضوع سند، مندرجات و مفاد مستندات و استعلامات است که در دفاتر بسیار اتفاق می‌افتد و البته معمولاً غیرعمد و سهوی است.

بخش اول ـ اشتباهات احتمالی مرتبط با دفاتر اسناد رسمی

1 ـ اشتباهات ثبتی: هر اشتباه که در جریان ثبت املاک و غیره روی دهد مانند اشتباه در آگهی تحدید حدود، اشتباه در آگهی نوبتی، اشتباه در پذیرش و تقاضای ثبت، اشتباه در صورت‌مجلس تحدید حدود و اشتباه در تفکیک، اشتباه در مساحت و حدود املاک، اشتباه در سند مالکیت؛ گرچه مبدأ این اشتباهات، در واقع، در اداره ثبت بوده ولی نتیجه آن بعدها در زمان تنظیم اسناد انتقال در دفاتر اسناد رسمی موجب و موجد مسائل و مشکلات برای دفاتر و نیز اصحاب سند خواهد بود.

2 ـ اشتباه اقراری: اشتباهی که ارتباطی به عمل دفترخانه ندارد و در واقع از طرف اقرارکننده به وقوع پیوسته که نحوه اقدام و اصلاح آن در بخش‌های بعدی توضیح داده خواهد شد.

3 ـ اشتباه در موضوع سند: مانند اینکه فروشنده اتومبیل پلاک الف را مورد ایجاب قرار دهد و خریدار اشتباهاً پلاک ب را قبول کند. این اشتباه نیز به عملکرد دفترخانه ارتباطی ندارد و اصلاح آن نیز با تراضی و یا مراجعه به مراجع مربوطه و به هر حال توسط طرفین معامله باید حل و فصل شود. چرا که از نظر حقوقی در صورت احراز، با توجه به اشتباه در موضوع عقد، اصولاً عقدی صورت نگرفته است.

4 ـ اشتباه قلمی: این نوع اشتباه در دفاتر متداول و متعارف است و اصطلاحاً به سهوقلم یا قلم‌انداز یا طغیان‌قلم گفته می‌شود که نحوه تصحیح یا رفع آن نیز توضیح داده خواهد شد.

5 ـ اشتباه در تفکیک: یعنی اشتباهاتی که در عمل تفکیک یک ملک به قطعات و اجزای مختلف صورت می‌گیرد. تشریفات اصلاح آن در ادامه مطلب خواهد آمد.

6 ـ اشتباه حکمی: اشتباه در استنباط از قوانین و یا تفسیر نادرست از قانون موجود که اصطلاحاً اشتباه حکمی گفته می‌شود و اصلاح و رفع آن پس از استعلام و استفتا از مراجع ذی‌صلاح صادرکننده حکم و یا مراجع دارای صلاحیت در تفسیر قوانین انجام می‌شود.

7 ـ اشتباه در خود موضوع معامله: با توجه به اینکه حقوق ایران متأثر از حقوق فرانسه می‌باشد؛ حقوقدانان فرانسه درباره موضوع معامله و یا هویت موضوع معامله بحث‌هایی داشته‌اند از جمله می‌گویند برخی از وصف‌های مورد معامله هم از اوصاف اساسی (جوهری) است و حکماً جزو (خود موضوع معامله) است. آن اوصاف را در فقه امامیه اوصاف جوهری گفته‌اند که در مصادیق اوصاف اساسی اختلاف نظر هست: فقه امامیه کمیت مال مورد معامله را وصف جوهری می‌داند. به عکس، حقوق فرانسه آن را در صورت تخلف موجب معیب شدن رضای عاقد و سبب عدم نفوذ عقد می‌شمرد.

8 ـ اشتباه در سبب معامله: مانند اشتباه در علت عقد، اشتباه در سبب عقد یا اشتباه در علت معامله. مثلاً اگر ورثه موصی یا موصی‌له، مال مشاع بین خود را افراز به تراضی کنند، سپس معلوم گردد که اصل وصیت باطل بوده، آن افراز هم باطل است. زیرا علت افراز، وصیت باطل بوده و افراز کنندگان در زمان افراز، درباره آن وصیت، در اشتباه بوده‌اند.

9 ـ اشتباه مانع عقد: اشتباهی که رضای عاقد را از میان برمی‌دارد و یا مانع توافق در رضا می‌شود. با وجود چنین اشتباهی، عقد واقع نمی‌شود.

10 ـ اشتباه محاسبه: اشتباهی که در موقع عملیات حسابداری صورت می‌گیرد و قابل اصلاح و رفع است.

همچنین اشتباهات متداولی که در دفاتر و ضمن تنظیم و ثبت اسناد ممکن است پیش بیاید مانند:

11 ـ اشتباه در مساحت و حدود مندرج در سند مالکیت که با همان اشتباه، سند انتقال نیز تنظیم می‌شود.

12 ـ اشتباه در تفکیک یا افراز که منجر به تنظیم سند شده و با همان اشتباه نیز سند انتقال تنظیم و صادر شده است.

13 ـ اشتباه در وکالتنامه مثلاً جای موکل و وکیل عوض شده و یا در اختیارات تفویضی اشتباهی روی داده است.

14 ـ اشتباه در شماره شناسنامه، کد ملی و سایر مشخصات متعاملین.

15 ـ اشتباهی که قبل از امضای متعاملین و یا بعد از امضای آنان و قبل از امضای سردفتر و دفتریار مشخص می‌شود.

16 ـ اشتباهی که بعد از امضای سردفتر و دفتریار معلوم می‌شود.

17 ـ قسمتی از متن سند جا افتاده.

18 ـ اشتباه در شماره انباری‌ها و پارکینگ‌ها در خصوص اسناد مربوط به انتقالات آپارتمان‌ها.

و دهها مورد دیگر که مسؤولان دفاتر با توجه به تجارب خود با آنها مواجه شده و یا از دیگر همکاران خود شنیده‌اند.

بخش دوم ـ اشتباهات مؤثر و غیرمؤثر

همان‌طور که در مقررات مربوط به ثبت املاک، اشتباهات مؤثر و غیرمؤثر احصا گردیده و نحوه برخورد با آنها و روند اقدامات اصلاحی به صور متفاوت برای آنها تعریف شده و در خصوص اسناد نیز به نظر می‌رسد با توجه به تأثیر اشتباه در اعتبار اسناد می‌توان آنها را به اشتباهات مؤثر یا غیرمؤثر تقسیم نمود. آقای دکتر جعفری لنگرودی در «مبسوط در ترمینولوژی حقوق» اشتباه مؤثر را چنین تبیین نموده است: به نظرم هر اشتباه که موجب بطلان مطلق یا نسبی (عدم نفوذ) و یا خیار گردد اشتباه مؤثر است خواه نسبت به تمام موارد مورد معامله باشد خواه نسبت به بعض آن؛ اشتباه موجب بطلان عقد مانند اشتباه در کمیت و یا در کیفیت که وصف جوهری باشد. اشتباه موجب خیار مانند اشتباه در کیفیت که وصف جوهری نباشد. مانند مورد غبن و تخلف شرط (ماده 444 قانون مدنی) اشتباه موجب عدم نفوذ را در مواد 200 و 201 قانون مدنی می‌توان دید اشتباه در مورد ضمیمه مورد عقد هم موجب خیار است در کل عقد، خواه آن ضمیمه شرط فعل باشد خواه یک چیز مادی باشد مثلاً اگر اتومبیل دست دوم بخرد که ندیده و به توصیف بایع بخرد شرط کنند که صافکاری آن بر بایع باشد بعداً معلوم گردد که نیاز به صافکاری نبوده است.

با استفاده از تعریف اشتباه مؤثر که در بالا به نظر رسید می‌توان گفت اشتباه غیرمؤثر در اسناد اشتباهی است که موجب بطلان و عدم نفوذ و یا خیار نمی‌شود. مع‌هذا برای اینکه اشکالی بر سند تنظیمی در مراجع ذی‌صلاح وارد نشود باید از طرق ممکنه که بعداً بیان خواهد شد نسبت به اصلاح و رفع اشتباه اقدام نمود.

بخش سوم ـ نحوه عمل و روند اصلاح اشتباه در اسناد

در مقررات جاری، اشتباهات ثبتی، نحوه برخورد با آنها و نحوه اصلاح یا رفع اثر از این اشتباهات به صور مختلف تبیین شده و تصمیم‌گیری نسبت به اشتباهات ثبتی و نحوه اصلاح یا رفع آنها در قانون به عهده هیئت نظارت و شورای عالی ثبت محول گردیده است. مع‌هذا به جهت تمرکززدایی و اینکه همه امور به مرکز منعکس نشود، به موجب بند 387 مجموعه بخشنامه‌های ثبتی بعضی اختیارات هیئت نظارت در خصوص اشتباهات ثبتی به رؤسای واحدهای ثبتی تفویض شده که به موجب آن به رؤسای واحدهای ثبتی اختیار داده شده تا نسبت به اصلاح بعضی اشتباهات که در فرازهای بند مذکور احصا‌گردیده رأساً اقدام نموده و اینگونه موارد را به مرکز استان یا هیئت نظارت گزارش نکنند.

با توجه به اینکه هدف این نوشتار بررسی اشتباهات (احتمالی) رخ داده در دفاتر اسناد رسمی است لذا به اشتباهات ثبتی محتمل‌الوقوع در واحدهای ثبتی پرداخته نمی‌شود و صرفاً در خصوص اشتباهاتی که به نوعی مرتبط با اسناد تنظیمی در دفاتر اسناد رسمی بوده و یا به واسطه عملکرد دفترخانه حادث شده‌اند بررسی به عمل خواهد آمد؛

1 ـ در بند 6 فراز (و) اشتباهات املاک ثبت شده (موضوع اختیارات تفویضی به رؤسای واحدهای ثبتی) چنین بیان شده:

هرگاه معامله از نوع شرطی یا رهنی یا اجاره و امثال آن بوده ولی در موقع ثبت آن، اشتباهاً به عنوان معامله قطعی ثبت دفتر املاک شده باشد و بالعکس پس از احراز وقوع اشتباه و تحقیق از دفترخانه مربوطه در صورتی که سند مالکیت از این جهت اشتباهی نداشته باشد دفتر املاک اصلاح و الا پس از مطالبه و ملاحظه سند مالکیت یکجا اقدام گردد.

در این مورد به خصوص ملاحظه می‌شود که اشتباهی از جانب دفترخانه به وقوع نپیوسته و سند صحیحاً تنظیم شده ولی اداره ثبت را مکلف نموده برای اصلاح اشتباه دفتر املاک بدواً در خصوص عدم احراز وقوع اشتباه از دفترخانه پرسش نمایند. بنابراین در این مورد به جز پاسخگویی به واحد ثبتی تکلیفی به عهده دفترخانه محول نشده است.

2 ـ بند 7 مقررات مذکور چنین اعلام داشته: در موردی که ثبت ملک در دفتر املاک به استناد سند انتقال رسمی بوده و در یکی از مشخصات شناسنامه انتقال گیرنده موقع تنظیم سند انتقال اشتباهی رخ داده باشد با همان اشتباه ملک به نام خریدار به ثبت رسیده و سند مالکیت صادر شده باشد باید در صورت امکان بدواً در اصلاح سند رسمی وسیله دفترخانه مربوطه طبق مقررات اقدام و سپس مقررات در ملاحظات ثبت ملک و سند مالکیت قید شود و در صورت عدم حضور طرف معامله یا تحقیق از اداره ثبت احوال و احراز اشتباه به شرح فوق اقدام گردد.

3 ـ در بند 8 مقررات مذکور قید شده، هرگاه در سند مالکیت و ثبت دفتر املاک به واسطه اشتباه دفترخانه در تنظیم خلاصه معامله برخلاف مدلول سند انتقال اشتباهی روی داده باشد پس از احراز وقوع اشتباه و اعلام کتبی دفترخانه مربوط دائر به اینکه سند معامله صحیح تنظیم گردیده با توضیح لازم در ستون ملاحظات ثبت یا سند مالکیت در رفع اشتباه اقدام گردد.

4 ـ با توجه به تنوع اسناد و قراردادهای تنظیم در دفاتر اسناد رسمی و پیچیدگی کار و ضرورت رعایت قوانین و آئین‌نامه‌ها و بخشنامه‌های بی‌شمار، اشتباهات در تنظیم اسناد نیز به همان میزان چه از نظر انواع و چه از نظر تعداد متنوع و نامحدود می‌باشد. بنابراین پرداختن به انواع اشتباهات احتمالی و نحوه رفع یا اصلاح هر یک از آنها عملاً غیرممکن خواهد بود. فلذا منطقی‌ترین کار این خواهد بود که برای اشتباهات احتمالی طبقه‌بندی یا تقسیم‌بندی‌هایی قائل شویم. با این نگاه و برای جمع بندی موضوع می‌توانیم تقسیم‌بندی‌هایی مانند مثال‌های ذیل تعریف کنیم؛

الف ـ اشتباهاتی که لطمه‌ای به ارکان سند نمی‌زنند و اعتبار سند را خدشه‌دار نمی‌کنند که اشتباهات جزئی یا اشتباه قلمی و غیرمؤثر را می‌توان در این گروه قرار داد.

ب ـ اشتباهات اساسی که ارکان سند را تغییر داده و ممکن است موجب بی‌اعتباری سند شوند و یا اصولاً برخلاف نیت و نظر تنظیم‌کنندگان سند باشند که اینها را در گروه اشتباهات مؤثر قرار می‌دهیم. برخلاف اشتباه در ثبت املاک که به موارد مؤثر و غیرمؤثر تقسیم‌بندی شده و در مقررات جاری، انواع آنها احصا گردیده و روش‌های اصلاح آنها و نیز مراجع اقدام را تعریف نموده و بعضی را در صلاحیت هیئت‌های نظارت و شورای عالی ثبت و بعضی را در اختیار رؤسای واحدهای ثبتی قرار داده‌اند، در خصوص اشتباهات حادث در دفاتر اسناد رسمی چنین تقسیم‌بندی‌هایی در مقررات جاری دیده نشده فلذا با مراجعه به تجربیات پیشینیان و واقعیت‌های موجود و مراجعه به اصول و قواعد فقهی و حقوقی از جمله قاعده لاضرر و اصالڑ‌البرائڑ می‌توان تقسیم بندی در خصوص نحوه عمل و نیز میزان مسؤولیت مدنی و انتظامی مسؤولان دفترخانه‌ها در قبال این اشتباهات را اجمالاً تعریف نمود و قبل از آن، اشاره‌ای به قواعد مذکور نیز خالی از لطف نخواهد بود.

ج ـ قاعده لاضرر و اصالڑ‌البرائڑ

قاعده لاضرر از قواعد مهم در فقه ما به شمار می‌رود و مراد از آن قاعده این است که شارع مقدس اسلام هیچ‌گونه حکم وصفی یا تکلیفی تشریع ننموده که به کسی ضرر و زیانی وارد شود. لذا در دین اسلام، حکمی که ضرر بر آن مترتب باشد وضع نشده است.

این قاعده براساس خبر متواتر اجمالی از حضرت رسول ا... (ص) می‌باشد و صورت کامل آن عبارت است از «لاضَرَر و لاضِرار فی الاسلام» یعنی در اسلام هیچ حکمی که ضرری بر آن مترتب باشد موجود نیست.

مقصود از اصل برائت یا اصالڑ البرائڑ این است؛ «هر امری که توجه آن به شخص مستلزم نوعی زحمت یا زیانی یا سلب آزادی و یا ایجاد مضیقه باشد در صورتی که توجه آن به شخص محل تردید باشد باید آن شخص را از کلفت و زحمت مبری نمود زیرا بدون دلیل قاطع، تحمیل کلفت و زحمت به اشخاص روا نیست، از این معنا به «اصل برائت» تعبیر می‌شود. به عبارت دیگر، در مواردی که در یک حکم، شک وجود دارد و حکم حرمت ثابت نیست، برای خروج از تردید در احراز حکم واقعی گفته می‌شود: «اصل برائت است».

به این ترتیب و با توجه به خلأ قانونی در خصوص نحوه عمل دفاتر اسناد رسمی در قبال اشتباهات در اسناد و با استفاده از قواعد فقهی و حقوقی مذکور و با توجه به وحدت ملاک در خصوص اشتباهات در ثبت املاک، با عنایت به تقسیم‌بندی اجمالی اشتباهات به دو گروه اشتباهات غیرمؤثر و جزئی و قلمی از یک طرف و اشتباهات اساسی و مؤثر و کلی از طرف دیگر به نظر می‌رسد وظیفه مسؤولین دفاتر را در قبال اشتباهات واقعه نیز بتوان به دو دسته عمده تقسیم‌بندی نمود؛

1ـ اشتباهاتی که دفترخانه رأساً می‌تواند با روش‌ها و طرقی که بیان خواهد شد نسبت به اصلاح و رفع آنها اقدام نماید. برای این قسمت می‌توان مثال‌هایی که کاملاً محسوس و مشهود بوده بیان نمود؛ مثلاً اشتباه در تنظیم سند و قبل از ثبت در دفتر که با توضیح لازم در متن و یا حتی ابطال ورقه مربوطه و ضبط آن می‌توان متن صحیح را در ورقه دیگری تنظیم و سپس ثبت دفتر نمود.

اشتباه در مشخصات متعاملین و یا میزان و مشخصات مورد معامله و یا شماره و تاریخ استعلامات مأخوذه که قبل از امضای سند توسط متعاملین مشخص می‌شود، می‌توان به دنبال متن و با علامت‌گذاری مشخص مطالب صحیح را تحریر و سپس اقدام به اخذ امضا در سند و در دفتر نمود.

اشتباه در موارد مذکور و نیز اشتباه در متن بعد از امضای متعاملین و قبل از امضای سردفتر و دفتریار، که در این گونه موارد مسؤول دفترخانه می‌تواند اشتباهات را با علامت‌گذاری و توضیح کامل به دنبال متن قبلی تحریر و مجدداً با توضیح لازم امضای متعاملین را اخذ و سپس به اصطلاح ذیل سند را بسته، خود و دفتریارش امضا نمایند. اما چنانچه سند و ثبت دفتر با وجود اشتباهات مذکور تنظیم، ثبت و توسط اصحاب سند و نیز سردفتر و دفتریار امضا شده و به اصطلاح بسته شده قابل اصلاح و رفع اشتباه به صور مذکوره نبوده و به حکم ماده 62 ق.ث.، تراشیدن و پاک کردن و الحاق کردن به هر نحوی از انحا در دفاتر ثبت اسناد و املاک ممنوع است. کلیه الحاقات و آنچه که به جای کلمات تراشیده و یا در محل پاک شده نوشته می‌شود از درجه اعتبار ساقط خواهد بود.

در چنین وضعیتی و در حالی که با وجود اشتباه در متن و مفاد سند و ثبت دفتر امضائات ذیل سند تکمیل شده باشد، در صورتی که به طرفین سند دسترسی بوده و آنان حاضر به اصلاح اشتباه باشند مسؤولین دفترخانه می‌توانند با رعایت مقررات و اخذ مستندات صحیح نسبت به تنظیم سند اصلاحی اقدام و در متن سند نیز تأکید نمایند. این سند (اصلاحی) با سند اصلی که شماره و تاریخ آن در متن سند اصلاحی قید می‌گردد توأماً قابل اقدام و استناد می‌باشد و چنین توضیحی هم در ملاحظات ثبت سند اصلی و حاشیه آن قید و امضا می‌شود. اما مشکل زمانی است که به طرفین سند دسترسی نیست و یا به هر علتی یکی از آنان حاضر به تنظیم سند اصلاحی نمی‌شود. در این‌گونه موارد، دفترخانه رأساً قادر به اصلاح سند و یا تنظیم سند اصلاحی نخواهد بود و چاره‌ای جز گزارش موضوع به ثبت استان مربوطه و یا اداره کل امور اسناد و سردفتران جهت کسب تکلیف نخواهد داشت.

2 ـ اشتباهاتی که دفترخانه رأساً نمی‌تواند با روش‌های مذکور نسبت به اصلاح آنها اقدام نماید بلکه نیاز به اخذ مجوز از مراجع ذی‌صلاح دارد.

از مصادیق این موارد، می‌توان به استناد موضوع بندهای 6 و 7 ماده 25 ق.ث. در خصوص حدود و صلاحیت و وظایف هیئت نظارت اشاره نمود و یا مواردی که برای رفع اشتباه نیاز به تنظیم سند اصلاحی بوده و به یک یا چند نفر از متعاملین دسترسی نیست و نیز اشتباهات مؤثر که موجب بطلان مطلق یا نسبی یا خیار گردد را نام برد. بدیهی است در این موارد مسؤولین دفترخانه صالح به رفع اشتباه یا اصلاح سند با روش‌های متعارف نبوده و حسب مورد مراتب را به مبادی و مراجع ذی‌ربط گزارش خواهند نمود و حتی ممکن است در مواردی نیاز به احکام مراجع قضایی نیز باشد. ذیلاً به چند نمونه اشاره می‌شود:

ـ سند انتقال اجرایی برای یک دستگاه آپارتمان با انباری و پارکینگ در دفترخانه تنظیم و پس از امضای نماینده مرجع قضایی به قائم‌مقامی فروشنده و امضای خریدار و مسؤولین دفترخانه، خلاصه معامله به ثبت محل ارسال شده و ضمن اقدام مشخص گردیده که شماره آپارتمان مورد معامله یا انباری و یا پارکینگ و یا بعضی مشخصات مورد معامله با سوابق ثبتی مطابقت ندارد و پس از انعکاس موضوع به دفترخانه معلوم گردیده که سند مطابق دادنامه صادره و قطعی شده تنظیم گردیده و اشتباه، در واقع، در حکم صادره دادگاه واقع شده؛ در این مورد، دفترخانه بدون اعلام مراتب به مرجع صادر کننده حکم و قبل از اخذ حکم اصلاحی، صلاحیت اصلاح سند تنظیمی را نخواهد داشت، هرچند موضوع اشتباه مشخص بوده و صورت‌مجلس تفکیکی هم در اختیار باشد.

ـ یا اینکه در موقع تنظیم سند انتقال اشتباه مؤثر از جمله در مساحت و مقدار مورد معامله و یا شماره قطعه صورت گرفته و سند به همین نحو امضا و به اداره ثبت ارسال شده و ضمن عمل معلوم گردیده اشتباهی صورت گرفته، در این حالت اگر دسترسی به طرفین سند مثلاً فروشنده نباشد، دفترخانه نمی‌تواند با حضور یک طرف (خریدار) نسبت به تنظیم سند اصلاحی اقدام کند و مراتب باید به مراجع ذی‌صلاح از جمله هیئت نظارت گزارش نموده و پس از صدور رأی هیئت، مطابق آن اقدام شود.

ـ یک مورد اشتباه متداول، اشتباه در تصرف است به این معنا که حسن قطعه 5 تفکیکی را خریداری نموده و سند انتقال هم صحیحاً برای قطعه 5 تنظیم گردیده ولی در موقع تصرف قطعه 6 را تصرف نموده و روی آن احداث بنا کرده و بعداً متوجه این اشتباه شده و حسین که در واقع مالک قطعه 6 بوده اشتباهاً قطعه 5 تفکیکی متعلق به حسن را تصرف نموده است. واقعیت امر این است که در این مورد اقدامات متفاوتی صورت گرفته و یک بار ثبت استان و هیئت نظارت تجویز نموده که با تنظیم اقرارنامه، مالکیت قطعات با توجه به تصرفات اصلاح شود و یک‌بار اعلام شده که طرفین با حضور در دفترخانه و با تنظیم اسناد قطعی، قطعات را به نام یکدیگر انتقال دهند و حتی احکام دادگاه هم در این موارد به صورت‌های مختلف صادر شده و در این مورد روّیه ثابتی وجود ندارد. مع‌هذا این هم از مواردی است که دفترخانه نیاز به اخذ مجوز از مراجع ذی‌صلاح دارد و رأساً نمی‌تواند نسبت به تنظیم سند اصلاحی با اقرارنامه یا سند انتقال اقدام نماید.

ـ یا اشتباهات مؤثر در تنظیم صورت‌مجلس تفکیکی که با همان اشتباه منجر به تنظیم سند انتقال و اسناد بعدی می‌شود که اصلاح این موارد مستلزم طی تشریفات خاص از جمله اصلاح صورت‌مجلس و صدور مجوز از طریق ثبت استان و هیئت نظارت می‌باشد و دفترخانه نمی‌تواند رأساً اقدام به اصلاح نماید.

بخش چهارم ـ نتیجه

روند تنظیم و تکوین یک سند در دفترخانه اسناد رسمی با توجه به تنوع و تعدّد قوانین و پیچیدگی مسائل حقوقی و با توجه به روش‌های سنتی متداول و دخالت مستقیم عامل انسانی از ابتدا تا انتهای کار بروز و وقوع اشتباه در هر یک از مراحل بررسی مدارک، تنظیم سند، ثبت آن، احراز هویت و ... را اجتناب ناپذیر نموده است. با قبول این واقعیت، اشتباهات را به دو دسته، جزئی و غیرمؤثر و کلی و مؤثر تقسیم‌بندی نموده و برای هر یک از این گروه‌ها و متناسب با آنها روش اصلاحی تعریف نمودیم. مورد اول اشتباهاتی است که معروف به اشتباهات جزئی و قلمی است و نیز اشتباهاتی که قبل از تکمیل و امضای سند واقع شده و یا اشتباهاتی که به طرفین سند دسترسی بوده و طرفین حاضر به اصلاح آن هستند توسط مسؤولین دفترخانه و با روش‌های متداول از جمله توضیح، تصحیح در ذیل سند قبل از امضا و یا تنظیم سند اصلاحی امکان‌پذیر می‌باشد. مورد دوم اشتباه مؤثر که موجب بی‌اعتباری سند بوده و یا اصولاً برخلاف هدف و نیت تنظیم‌کنندگان تنظیم گردیده و یا اشتباهاتی که پس از امضا و تکمیل سند مشخص گردیده و دسترسی به طرفین سند ممکن نیست. در این گونه موارد مسؤولین دفترخانه باید با مکاتبه و کسب تکلیف از مراجع ذی‌ربط (اداری یا قضایی) و اخذ مجوز و حکم لازم به وظیفه قانونی خود قیام و اقدام نمایند.

منابع:

کاتوزیان، ناصر، قانون مدنی در نظم حقوقی کنونی،چاپ پانزدهم، تابستان 1386، بنیاد حقوقی میزان.

عمید، حسن، فرهنگ فارسی عمید، انتشارات امیرکبیر، سال 1364،

فدوی، سلیمان، مجموعه قوانین و مقررات ثبتی، مؤسسه فرهنگی طرح نوین اندیشه، 1386.

آذرپور، حمید، غلامرضا حجتی اشرفی، مجموعه بخشنامه‌های ثبتی، چاپ ششم، 1383، کتابخانه گنج دانش

جعفری لنگرودی، محمدجعفر، مبسوط در ترمینولوژی حقوق، چاپ دوم، 1381، کتابخانه گنج دانش.

نصیری سوادکوهی، فتوت، (قاضی دیوان عالی کشور) کتاب اجبار، اکراه، اضطرار در حقوق جزایی ایران و فقه اسلامی، چاپ روزنامه رسمی، 1380.

 

1. معاون سابق مدیر کل دفتر بازرسی و شکایات سازمان ثبت و عضو هیئت تحریریه ماهنامه «کانون».

نقل از سایت کانون سردفتران و دفتر یاران

/ 0 نظر / 38 بازدید